Primeros pasos
Empezar con GymFlow
¿Cómo registro mi gimnasio? +
Ingresá a
gymflow.com.ar/registro, completá los datos
de tu gimnasio y tu cuenta de administrador. En menos de 2 minutos tenés acceso completo con 30 días
de prueba gratuita, sin necesidad de tarjeta de crédito.
¿Qué necesito para empezar a usar GymFlow? +
Solo necesitás un dispositivo con acceso a internet (celular, tablet o PC) para
el panel del instructor, y un TV o monitor conectado a internet (o con HDMI/Chromecast) para la
pantalla de sala. No requiere instalación de software en el servidor.
¿Cómo configuro la pantalla del TV de la sala? +
Desde Configuración → Salas obtenés un link único para cada
sala. Abrí ese link en cualquier navegador del TV, dejalo en pantalla completa y listo. No necesita
recargas, se actualiza solo en tiempo real mientras el instructor controla la clase.
¿Cómo invito a mis alumnos a la app? +
Desde el panel de administración, copiá el código único de tu gimnasio.
Compartíselo a tus alumnos. Ellos descargan la app GymFlow de Google Play, ingresan el código y
quedan vinculados a tu gimnasio automáticamente.
¿Puedo tener más de un instructor? +
Sí. En el Plan Gimnasio y Centro podés crear instructores ilimitados. Cada
instructor tiene su propio acceso, ve las sesiones del gimnasio y puede crear las suyas propias. En
el Plan Instructor el acceso es para 1 usuario.
Alumnos y CRM
Gestión de miembros
¿Cómo registro un nuevo alumno? +
Desde el panel admin, ir a Alumnos → + Nuevo alumno. Completá nombre, email y teléfono. Al guardar, el alumno queda creado sin membresía activa. Desde su perfil podés asignarle un plan.
¿Cómo asigno una membresía a un alumno? +
Abrí el perfil del alumno (Alumnos → Ver) y hacé clic en Asignar membresía. Selección el plan, la fecha de inicio y el medio de pago. Si hay un turno de caja abierto, el pago se registra automáticamente en la caja.
¿Cómo sé qué alumnos están en deuda o sin apto médico? +
En la lista de Alumnos hay una columna Alertas que muestra badges rojos y amarillos. El badge 🩺 Sin apto indica que el alumno no tiene un certificado médico váido. El badge 💳 Deudor indica que tiene un pago pendiente o vencido. Podés filtrar también por estado en la lista.
¿Cómo subo el apto médico de un alumno? +
Al abrir el perfil del alumno, ir al tab Salud y buscar la sección de apto médico. Desde ahí podés subir el archivo (PDF, JPG o PNG, hasta 8 MB) e indicar la fecha de emisión. El sistema calcula automáticamente la vigencia de 1 año.
¿Un alumno no puede acceder a la app. ¿Qué hago? +
Verificá que el alumno tenga una membresía activa y no vencida. Si olvidó su contraseña, usá la opción Blanquear contraseña en su perfil para generarle una clave temporal.
¿Cómo creo planes de membresía? +
Ir a Alumnos → Planes (botón en la cabecera) o a Planes de membresía en el menú. Creá un plan con nombre, precio y duración en días. Los planes aparecen automáticamente al asignar membresías.
Caja
Gestión de ingresos y egresos
¿Cómo abro un turno de caja? +
Ir a Caja en el menú lateral y hacer clic en Abrir turno. Ingresá el efectivo inicial disponible (puede ser $0). Una vez abierto, los botones de Ingreso y Egreso se habilitan y podés registrar movimientos.
¿Cómo configuro los medios de pago? +
En la página de Caja, en la columna izquierda, aparece la sección 💳 Medios de pago. Hacé clic en + Agregar para crear métodos como Efectivo, Tarjeta, Transferencia, etc. Esto es necesario para registrar pagos al asignar membresías.
¿Por qué el saldo de caja aparece como $0? +
Puede pasar si el turno fue abierto antes de configurar los medios de pago (en particular, el método Efectivo). La solución es crear el método Efectivo en la sección de Medios de pago. Si el turno ya está abierto, el sistema usa el neto total del turno como fallback y el saldo debería mostrarse correctamente.
¿Cómo cierro el turno y hago el arqueo? +
Desde la página de Caja, hacé clic en Cerrar turno / Arqueo. El sistema te muestra el efectivo esperado basándose en los movimientos registrados. Ingresá el efectivo real que contás físicamente. La diferencia queda registrada en el historial de turnos.
¿Los pagos de membresías se registran solos en la caja? +
Sí. Al asignar una membersía a un alumno con un turno de caja abierto, el sistema crea automáticamente un movimiento de ingreso en la caja con el monto y el medio de pago seleccionados.
¿Puedo ver un reporte consolidado de todas las sedes con los movimientos por cajero? +
Sí. El Reporte de Caja (menú lateral) muestra todos los movimientos agrupados por Sede → Cajero, con subtotales por cajero, totales por sede y un gran total general del gimnasio. Podés filtrar por período (este mes, mes anterior, año, rango personalizado), sede específica, cajero y tipo de movimiento. El reporte se puede imprimir o exportar como PDF con Ctrl+P — los controles de filtro se ocultan automáticamente en la impresión.
¿Puedo filtrar los movimientos de caja por fecha? +
Sí. En la página de Caja, hay un filtro de fecha que por defecto muestra HOY. Podés seleccionar un día específico o un rango de fechas personalizado (por ejemplo, del 7 al 9 de marzo). Los movimientos se filtran en tiempo real y los totales se recalculan. Esto es útil para analizar ingresos y egresos de períodos específicos sin tener que generar un reporte aparte.
Shop — Stock & Ventas
Vendé productos desde tu gym
¿Cómo creo un producto? +
Ir a Shop → Productos → + Nuevo producto. Completá nombre, categoría (bebida, suplemento, indumentaria, etc.), precio de venta y stock mínimo para alertas.
¿Cómo ingreso stock? +
En Shop → Ingresos, seleccioná el producto, ingresá la cantidad y el costo unitario de compra. Cada ingreso crea un lote FIFO independiente. Podés ingresar el mismo producto varias veces a distintos precios.
¿Qué es FIFO y cómo funciona? +
FIFO = First In, First Out (el primero que entra es el primero que sale). Si cargaste 10 aguas a $800 y después 5 a $1.000, las primeras 10 ventas usan el costo de $800. Recién cuando se agotan esas unidades, las siguientes ventas usan el costo de $1.000. Esto permite calcular la ganancia real de cada venta.
¿La venta se registra en la caja? +
Sí. Cada venta genera automáticamente un movimiento de ingreso en la caja del turno activo, con la descripción del producto y la cantidad. Si no tenés turno abierto, el sistema te avisa que primero tenés que abrir uno.
¿Puedo ver reportes de ventas de productos? +
Sí. En Reportes hay una sección dedicada a Shop con: ventas totales, ingresos brutos, costo FIFO, ganancia, margen de ganancia, top productos vendidos y valuación de inventario actual (a costo y a precio de venta).
¿Cómo funcionan las alertas de stock bajo? +
Al crear un producto definís un stock mínimo (por defecto 3). Cuando el stock cae a ese nivel o por debajo, el producto aparece con un ⚠️ en la grilla de venta y en la tabla de productos, para que sepas que tenés que reponer.
Cobros MercadoPago
Cobrar cuotas con MercadoPago
¿Cómo activo los cobros con MercadoPago en mi gimnasio? +
Desde el menú lateral, ir a
Cobros MercadoPago. Ingresá tu Access Token de MercadoPago (lo encontrás en
mercadopago.com.ar/developers → Tu aplicación → Credenciales de producción). GymFlow verifica la conexión automáticamente.
¿Cómo pagan los alumnos desde la app? +
Cuando un alumno tiene una cuota pendiente, la app muestra un botón "Pagar". Al tocarlo, se abre MercadoPago donde puede pagar con tarjeta, transferencia, Rapipago o Pago Fácil. Una vez aprobado, la membresía se activa automáticamente sin intervención del staff.
¿GymFlow cobra comisión por los cobros? +
No. GymFlow no cobra comisión. Solo aplica la comisión estándar de MercadoPago (~4,99% + IVA). El dinero llega directamente a la cuenta de MercadoPago del gimnasio, sin intermediarios.
¿Qué son las suscripciones recurrentes? +
Si el admin activa la opción "Suscripciones desde la app", los alumnos pueden suscribirse al débito automático mensual. MercadoPago cobra cada mes y GymFlow renueva la membresía automáticamente. El alumno puede cancelar su suscripción desde la app en cualquier momento.
¿Cómo funciona la renovación anticipada? +
Cuando faltan menos de 10 días para el vencimiento de la membresía, la app muestra la opción "Renovar ahora". El alumno paga y la nueva membresía arranca automáticamente al día siguiente del vencimiento actual, sin perder días.
¿Qué es el Webhook y cómo lo configuro? +
El webhook es la notificación que MercadoPago envía a GymFlow cuando un pago se aprueba. En la sección Cobros MercadoPago → Webhook están los pasos: copiá la URL, pegala en tu panel de MercadoPago Developers, y guardá la clave secreta que te da MP. Sin esto, los pagos no se registran automáticamente.
¿Dónde veo los pagos realizados por los alumnos? +
En Cobros MercadoPago se muestra el listado de todos los pagos con estado, monto, fecha y alumno. Los pagos también quedan registrados en el log de auditoría del sistema. El alumno puede ver su historial de pagos desde la app.
WOD y Panel en vivo
Armado y ejecución de clases
¿Qué tipos de WOD puedo crear? +
Podés crear sesiones con cualquier modalidad: AMRAP, EMOM, Tabata, circuito, por
tiempo, libre, o una combinación de bloques de distintos tipos en la misma sesión. Cada bloque tiene
su propia configuración.
¿Las sesiones guardadas se pueden reutilizar? +
Sí. Todas las sesiones quedan guardadas para siempre en tu biblioteca. Podés
abrirlas, editarlas, clonarlas o ejecutarlas directamente. Los instructores del mismo gym comparten
la misma biblioteca.
¿Cómo funciona la integración con Spotify? +
Necesitás una cuenta Spotify Premium. En Configuración →
Spotify vinculás tu cuenta. Luego, desde el panel en vivo podés controlar la
reproducción, cambiar canciones y asociar playlists a cada bloque del WOD para que la música cambie
sola al avanzar.
¿Puedo mostrar el WOD completo en el TV antes de la clase? +
Sí. Desde el panel en vivo, el botón WOD muestra u oculta el
resumen completo de todos los bloques de la sesión en la pantalla del TV, para que los alumnos
puedan leer el WOD completo al inicio.
¿Qué pasa si el instructor pierde la conexión durante la clase? +
La pantalla de sala mantiene el último estado hasta que se restablece la
conexión. El cronómetro en el TV sigue corriendo localmente. Al reconectarse, el instructor retoma
el control desde el bloque donde estaba.
¿Cómo funciona el generador de WOD con IA? +
Abrís el generador desde el Session Builder (botón ✨ Generador IA). Configurás: nivel del grupo (Principiante / Intermedio / Avanzado), estilo de sesión (CrossFit, HIIT, Fuerza, Mixto), distribución de grupos musculares (% tren superior / inferior / core) y el modo de prescripción de carga. La IA construye el WOD completo con bloques, ejercicios, tiempos y cargas pre-configuradas. Podés editarla antes de guardar.
¿Qué modos de prescripción de carga ofrece la IA? +
Al generar el WOD podés elegir cómo la IA maneja los pesos:
• 🚫 Sin carga — no asigna peso a ningún ejercicio (configuración manual posterior)
• 🧠 Inteligente (default) — elige automáticamente el patrón y los kg según el tipo de bloque y la naturaleza del ejercicio
• 🔒 Todo Fija — todos los ejercicios con carga quedan en peso constante (ideal para circuitos)
• ↑ Todo Progresiva — todos en progresión ascendente (ideal para bloques de fuerza)
El modo Inteligente es el recomendado para uso diario: genera el WOD listo para dictar sin ajustes manuales.
¿Cómo sabe la IA qué peso asignar a cada ejercicio? +
El sistema usa un orden de prioridad para decidir los kg:
1️⃣ Pesos de la Biblioteca — Si el ejercicio tiene peso sugerido definido en la Biblioteca de Ejercicios (⚖️ Fácil/Medio/Difícil), la IA usa esos valores exactos. Esto te da control total.
2️⃣ Detección de implemento — Si no tiene peso en la biblioteca, detecta el implemento (KB, medicine ball, mancuerna) y usa rangos realistas de ese implemento.
3️⃣ Tabla por grupo muscular — Como último recurso, usa una tabla heurística según piernas, empuje, tracción, etc.
Los ejercicios bodyweight (pull-ups, push-ups, burpees, TTB, box jumps…) nunca reciben carga. Todos los valores son siempre editables en el builder.
¿Los kg que sugiere la IA son exactos o los tengo que cambiar? +
Los 50 ejercicios base del sistema ya vienen con pesos sugeridos realistas calibrados por nivel (ej: Deadlift → 20/50/80 kg, Wall Ball → 4/6/9 kg, KB Swing → 8/16/24 kg). Estos valores se cargan automáticamente. Si creás ejercicios propios, podés definir tus pesos en la Biblioteca y la IA los respetará. Siempre podés editarlos en el builder antes de guardar.
¿Cómo armo un Plan Personal PT para un alumno? +
Andá a Planes PT en el panel del instructor, hacé clic en + Nuevo Plan, elegís el alumno, el nombre, las semanas y la fecha de inicio (el fin se calcula automáticamente). Luego abrís el Builder, agregás días y dentro de cada día, bloques de ejercicios simples o en superserie.
¿Qué diferencia hay entre el Plan PT y las Sesiones Compartidas? +
Las Sesiones Compartidas son WODs grupales que compartís con varios alumnos para que los vean en la app. El Plan PT es una rutina individual con progresión semanal: días, bloques, series con peso y descanso, diseñada exclusivamente para un alumno específico.
¿Qué es una superserie en el Plan PT? +
Una superserie combina dos o más ejercicios que se realizan seguidos sin descanso entre ellos (A → B → descanso). En el builder las identificás con la etiqueta ⚡ y cada ejercicio lleva su propia tabla de sets con reps, peso y unidad.
¿El alumno puede ver su Plan PT desde la app? +
Sí. En la app del alumno, en la sección Mi Plan PT (accesible desde la portada o el menú), puede ver todos sus días con los ejercicios, series, pesos y descansos ordenados por día. Los nombres de los ejercicios aparecen en inglés con la traducción al español abajo.
Grilla / Horarios
Gestión del cronograma semanal
¿Cómo copio el horario de un día a otro? +
En la cabecera de cada día que tiene clases, aparece un pequeño ícono de clipboard (📋). Hacé clic en él para abrir el modal de "Copiar cronograma". Ahí podés elegir uno o varios días destino con checkboxes, y el sistema copia todas las clases del día origen (horarios, salas, cupos e instructor) a los días seleccionados.
¿Qué pasa si el día destino ya tiene clases? +
Tenés dos opciones:
• Sumar (por defecto) — las nuevas clases se agregan a las existentes. Si hay conflicto de horario en la misma sala, esa clase se omite y el sistema te avisa cuántas se saltaron.
• Reemplazar — activá el checkbox "Reemplazar clases existentes" y las clases del día destino se borran antes de copiar las del origen. Útil para resetear un día y empezar de cero.
¿Puedo suspender una clase sin eliminarla del cronograma? +
Sí. Cada clase en la grilla tiene un botón de Suspender (⛔). Al suspenderla, la clase queda visible con un badge "SUSPENDIDA" pero no aparece como disponible para reservas. Los alumnos que ya tenían reserva reciben una notificación push automática y se les devuelve el crédito. La suspensión es por fecha específica — la clase vuelve a aparecer normalmente la semana siguiente.
Plan Personal PT
Rutinas individuales por alumno
¿Cómo creo un Plan PT desde cero? +
En el panel del instructor, andá a Planes PT → + Nuevo Plan. Completá el nombre del plan, elegís el alumno, la cantidad de semanas y la fecha de inicio. La fecha de fin se calcula sola. Luego hacés clic en Abrir Builder.
¿Cómo agrego días y ejercicios al plan? +
Dentro del Builder, hacés clic en + Agregar Día. Con el día activo, usás los botones de la barra inferior para agregar un bloque simple (💪 Ejercicio Simple) o una superserie (⚡ Superserie). Al crearlo, se abre el picker para elegir el ejercicio de la biblioteca.
¿Cómo configuro los sets de cada ejercicio? +
Cada ejercicio en el builder muestra una tabla de sets. Por cada set podés ingresar reps, peso, unidad (kg / lb / % / bw) y descanso en segundos. Usá el botón + Set para agregar más, o Repetir Último para clonar el set anterior.
¿Puedo cambiar un ejercicio ya agregado? +
Sí. En cada ejercicio dentro del bloque hay un ícono de ↺ Cambiar ejercicio. Al tocarlo se abre el picker nuevamente y podés elegir otro ejercicio manteniendo los sets ya configurados.
¿Puedo buscar ejercicios en inglés o español? +
Sí. La búsqueda en la biblioteca y en el picker funciona en ambos idiomas. Si escribís "lat" o "jalón", te encuentra el mismo ejercicio. El nombre en inglés se muestra grande y el español como subtítulo.
¿Cuántos planes activos puede tener un alumno? +
Puede tener más de un plan activo (por ejemplo, uno de fuerza y uno de movilidad). La app los lista todos y el alumno elige cuál ver. Si solo hay un plan activo, la app lo abre directamente.
¿Por qué el sistema muestra un peso distinto al que calculé? +
Los pesos se redondean automáticamente al múltiplo de 2.5 kg más cercano para que siempre correspondan con discos reales de gimnasio. Si tu cálculo da 73 kg, el sistema muestra 72.5 kg. Este redondeo solo aplica a los tipos Progresiva, Descendente, Pirámide y Wave. Los tipos Fijo y Manual respetan el valor exacto que ingresás.